Sie arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus, wollen standortunabhängig oder mobil auf Ihre Präsentationen, Angebote oder sonstige Dokumente zugreifen?

Dann ist eine zentral organisierte und standortunabhängige verfügbare Dokumentenablage notwendig. Mit dem Dokumenten Management System(DMS) der Insecia Suite haben Sie die Möglichkeit, in dezentral organisierten Arbeitsgruppen Ihre Dokumente zentral aufzubewahren und den Zugriff zu administrieren. Sie können Kollegen, Partnern und Interessenten Zugriff auf einzelne Dokumente oder Dokumentenmappen gewähren, sei es im Einzelzugriff oder im Mehrfachzugriff.

Sie bleiben stetig auf dem aktuellen Stand der Dokumentenbearbeitung und können auch auf unterschiedliche Versionen eines Dokuments zurückgreifen. Mit dem WebDMS der Insecia Suite behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente, kein doppeltes Ablegen mehr, keine E-Mails mit veralteten Anhängen. Nur einmal abgelegt und organisiert und Sie haben immer das aktuelle Dokument zur Hand.

Desweiteren behalten Sie den Überblick über Anzahl, Versionen, Nutzer und Bearbeiter Ihrer Dokumente. Das Datenmanagement erfolgt dabei über ein virtuelles Dateisystem unter Wahrung der Daten- undInformationssicherheit.

Die Visualisierung der Dokumentenablage erfolgt über ein Ordner- und Filesystem in der Insecia Suite. So können Sie Dokumente und Medien effizient verwalten, wiederfinden, in andere Applikationen einbinden und zielgruppengerecht bereitstellen. Die übersichtliche Ordnerstruktur-Ansicht ist mit einer Kommentarfunktion an Dateien und Ordnern verknüp­ft. Das Zugriffs- & Rechtemanagement des WebDMS ist skalierbar bis auf ein einzelnes, publiziertes Dokument. Ein Workflow-gestütztes Versionierungssystem ermöglicht die nachvollziehbare Fortschreibung von Dokumenten. Es ist rollenbasiert, transparent, konsistent und revisionssicher.