Der Blick auf den Jahreswechsel sollte nicht nur von guten Wünschen für das Neue Jahr geprägt sein. Wie jedes Jahr muss man neue gesetzl. Regelungen oder Fristenänderungen im Blick haben, auch bei der Betrachtung seiner digitalen Geschäftsprozesse. Am 1.Januar 2017 ändern sich die gesetzl. Rahmenbedingungen für die Mail-Archivierung in Unternehmen.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in seinen "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung dabei an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Ab 01.Januar 2017 werden die GOBD nun rechtsverbindlich. Der Digitalverband Bitkom hat einen kurzen, prägnanten Leitfaden mit Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD veröffentlicht, der  als pdf-Dokument unter https://www.bitkom.org/noindex/Publikationen/2015/Positionspapiere/ECM-E-Mails-und-GoBD/160108-BIT-Merksaetze-Emails-und-GoBD.pdf heruntergeladen werden kann.

E-Mail-Archivierung bietet neben der Erfüllung gesetzl. Anforderungen auch Mehrwert für die Optimierung des Speicherplatzes elektronischer Postfächer, denn alte E-Mails können nach erfolgter Archivierung aus den Postfächern gelöscht werden. Das spart Speicher und reduziert die Serverlasten. Ab Januar heißt es also,  nicht nur geänderte gesetzl. Rahmenbedingungen zu beachten, sondern auch, die eigenen IT-Prozesse weiter zu optimieren.